Office 365 dla firm

3. Wspólna praca

Wiele dokumentów w pracy musimy współtworzyć z innymi. W takich przypadkach tradycyjną metodą było utworzenie lokalnej kopii przez każdego z pracowników na swoim komputerze. Każdy tworzył taki dokument na swój sposób i zebranie tego w spójną całość było niewdzięcznym zajęciem, zwłaszcza przy rozbieżnościach w formatowaniu arkuszy Excel lub tabel w Wordzie.

Korzystając z Office 365 jedna osoba tworzy odpowiedni dokument na OneDrive lub na witrynie w SharePoint Online nadaje odpowiednie uprawnienia swoim współpracownikom. Dzięki temu możecie go wspólnie edytować. W dodatku możecie pracować nad tym dokumentem jednocześnie i w czasie rzeczywistym widzieć zmiany wprowadzane przez innych. Efektem jest jeden plik, w jednym miejscu, zawsze w aktualnej wersji.

Jeśli chcesz na bieżąco śledzić zmiany wprowadzane w jakimś dokumencie, możesz otrzymywać powiadomienia mailem (funkcja obserwowania) – po każdej zapisanej zmianie lub w formie cotygodniowego zbiorczego raportu. Dodatkową pomocą będzie aplikacja Delve, która rejestruje i wyświetla to, nad czym pracowałeś ty i twoi współpracownicy. Dzięki temu szybko nadrobisz zaległości po dłuższej nieobecności, ponieważ nie musisz pytać i szukać. Aplikacja Delve w Office 365 sama powie ci nad czym ostatnio pracowała twoja firma oraz poszczególne osoby.

Office 365 to zbiór narzędzi biznesowych, które naprawdę działają. W dowolnym miejscu i czasie umożliwia zwiększenie efektywności oraz produktywności pracowników, upraszcza współpracę zespołową, a także skuteczność działań podejmowanych przez Twoją firmę. Obecnie nie tylko zaawansowany system ERP jest w stanie podnieść wydajność wśród pracowników. Jak udowadniam, także pakiet Office 365 dla biznesu jest w stanie korzystnie poprawić funkcjonowanie Twojej firmy.

2. Obieg dokumentów

Najczęstszą formą przekazywania i udostępniania informacji i dokumentów w firmach jest email. Jest to sposób wygodny i szybki, ale jak się często okazuje – dość ograniczony. Najwięcej problemów pojawia się, gdy przesyłamy załączniki dużych rozmiarów. A średni rozmiar plików stale wzrasta – m.in. ze względu na rozwój aplikacji, w których są tworzone. Dotychczas rozwiązaniem były, w pewnym sensie, serwery ftp, ale i tutaj pojawiały się problemy – najczęściej z prędkością transferu. Przesłanie plików na serwer i pobranie „po drugiej stronie” zajmowało wieczność!

Dlatego w Office 365, a cały proces wymiany plików odbywa się zupełnie inaczej. Mając swoje dokumenty na wirtualnym dysku OneDrive, nie musimy wysyłać pliku jako załącznika. Zamiast tego udostępniamy go wybranej osobie, a adresat dostaje jedynie wiadomość z linkiem prowadzącym do dokumentu. W łączu, które mu wyślemy jest jednocześnie „zaszyta” informacja o uprawnieniach związanych z dostępem do pliku – np. możliwość edycji lub tylko podgląd. W ten sposób możesz wymieniać się ze współpracownikami nawet bardzo dużymi plikami bez konieczności zapychania skrzynek mailowych. Co więcej, osoba, której udostępnisz dokument, zawsze widzi jego aktualną wersję, wraz ze zmianami naniesionymi już po przesłaniu maila z łączem do pliku.

Wysyłając dokument tradycyjnie - jako załącznik, nie mamy kontroli nad tym, co zrobi z nim adresat. W Office 365 dajemy jedynie dostęp do pliku na naszym dysku wirtualnym z konkretnymi uprawnieniami (możemy np. zablokować możliwość pobrania pliku lub kopiowania jego treści). Taki dostęp możemy też w każdej chwili wyłączyć.