Office 365 - narzędzia biznesowe dla nowoczesnych...

2. Obieg dokumentów

Najczęstszą formą przekazywania i udostępniania informacji i dokumentów w firmach jest email. Jest to sposób wygodny i szybki, ale jak się często okazuje – dość ograniczony. Najwięcej problemów pojawia się, gdy przesyłamy załączniki dużych rozmiarów. A średni rozmiar plików stale wzrasta – m.in. ze względu na rozwój aplikacji, w których są tworzone. Dotychczas rozwiązaniem były, w pewnym sensie, serwery ftp, ale i tutaj pojawiały się problemy – najczęściej z prędkością transferu. Przesłanie plików na serwer i pobranie „po drugiej stronie” zajmowało wieczność!

Dlatego w Office 365, a cały proces wymiany plików odbywa się zupełnie inaczej. Mając swoje dokumenty na wirtualnym dysku OneDrive, nie musimy wysyłać pliku jako załącznika. Zamiast tego udostępniamy go wybranej osobie, a adresat dostaje jedynie wiadomość z linkiem prowadzącym do dokumentu. W łączu, które mu wyślemy jest jednocześnie „zaszyta” informacja o uprawnieniach związanych z dostępem do pliku – np. możliwość edycji lub tylko podgląd. W ten sposób możesz wymieniać się ze współpracownikami nawet bardzo dużymi plikami bez konieczności zapychania skrzynek mailowych. Co więcej, osoba, której udostępnisz dokument, zawsze widzi jego aktualną wersję, wraz ze zmianami naniesionymi już po przesłaniu maila z łączem do pliku.

Wysyłając dokument tradycyjnie - jako załącznik, nie mamy kontroli nad tym, co zrobi z nim adresat. W Office 365 dajemy jedynie dostęp do pliku na naszym dysku wirtualnym z konkretnymi uprawnieniami (możemy np. zablokować możliwość pobrania pliku lub kopiowania jego treści). Taki dostęp możemy też w każdej chwili wyłączyć.